ספונטניות מתוכננת

כשאנחנו מדברים על ניהול, אנחנו לרוב חושבים על סדר, אסטרטגיה, ודגש על תכנון לטווח ארוך. אבל מה אם הייתי אומרת לכם שהספונטניות המתוכננת היא כלי ניהולי חשוב לא פחות? הביטוי, שנקרא באנגלית Planned Spontaneity הופיע לראשונה בעבודתו של הפסיכולוג מיהאי צ'יקסנטמיהאיי, שהציג את עקרון הזרימה (Flow) בספרו Flow: The Psychology of Optimal Experience משנת 1990.

״ספונטניות מתוכננת״ משמעה לא רק להגיב מהר לשינויים אלא גם להשאיר מקום לשינויים ולתובנות חדשות בזמן אמת, תוך שמירה על גמישות מחשבתית ופעולה מהירה. בדיוק כמו במשחק כדורגל בו נדרש לעיתים לקחת החלטות מהירות בהתאם לנסיבות משתנות, כך גם בניהול יומיומי. הגישה הזו מאפשרת לא רק להגיב למצבים דחופים, אלא גם לנצל הזדמנויות שלא ניתן היה לחזות מראש.

ספונטניות מתוכננת היא הכלי שמאפשר לנוע קדימה בגמישות, תוך שמירה על הכיוון הכללי והתוצאה הרצויה. בעולם דינמי כמו שלנו, היכולת לשלב בין תכנון מדויק לבין פתיחות לשינויים היא מה שמבדיל בין ניהול מוצלח לבין ניהול שמוביל לצמיחה אמיתית. מנהיגים עסקיים רבים מאמצים את הגישה הזו בניהול, ומשתמשים בה להובלת צוותים ושיפור ביצועים.

אחד המנהיגים הבולטים שהפגינו את עקרון הספונטניות המתוכננת היה סטיב ג׳ובס, מייסד אפל. ג׳ובס היה ידוע ביכולתו לשלב בין תכנון קפדני לפריצות דרך יצירתיות ומפתיעות. מצד אחד, הוא הציב סטנדרטים מאוד גבוהים וקפדניים עבור המוצרים של אפל, והתעקש על שלמות בכל פרט. מצד שני, ג׳ובס היה פתוח לשינויים בלתי צפויים ולתובנות רגעיות במהלך תהליכי הפיתוח, ולעיתים קיבל החלטות לא צפויות על סמך אינטואיציה ותחושות רגעיות.

הגישה הזו באה לידי ביטוי במיוחד בעיצוב והפיתוח של ה-iPhone. התכנון שלו היה תהליך מובנה ומדויק, אך במקביל ג׳ובס ידע לשנות כיוון תוך כדי תנועה ולהכניס חידושים שהתבררו כקריטיים להצלחת המכשיר. הכישרון של ג׳ובס לשלב בין תכנון קפדני לספונטניות יצירתית הפך את אפל לאחת החברות החדשניות והמובילות בעולם.

גישה דומה מופיעה גם אצל יזמים ומנהיגים נוספים, כמו אילון מאסק, שמשלב תכנון קפדני עם גמישות ותגובה מהירה לשינויים בשוק ובטכנולוגיה.

אז איך מטמיעים ניהול על פי גישת ספונטניות מתוכננת בארגון?

1. שלבו תכנון וגמישות

יצירת מסגרת ברורה: קבעו מטרות ותהליכים, אך השאירו מקום לשינויים. התכנון חשוב כדי לתת כיוון, אבל חשוב להשאיר גמישות לפעול לפי הצורך במצבים משתנים.

תכנון לטווח קצר: לצד תכניות ארוכות טווח, הכניסו גם תכניות קצרות טווח שמאפשרות תגובה מהירה לשינויים ואירועים בלתי צפויים.

2. עודדו תרבות של פתיחות

שיתוף פעולה בין צוותים: אפשרו תקשורת פתוחה בין חברי הצוות כדי שתובנות חדשות יוכלו לעלות בזמן אמת. שיתוף פעולה מהיר עוזר לקבל החלטות מהירות אך מחושבות.

תגמול יוזמות ספונטניות: תמכו ביוזמות חדשות שעולות מהשטח גם אם הן לא היו בתכנון המקורי, כדי לעודד חדשנות וגמישות מחשבתית.

3. השאירו מקום לאלתור

למידה מתמשכת: ודאו שהעובדים כל הזמן לומדים ומפתחים כישורים, כך שהם יוכלו לאלתר ולפעול בצורה מהירה ומדויקת כאשר יש צורך בתגובה מהירה.

מנגנוני תמיכה מהירים: הקימו צוותי משימה או תהליכים גמישים שמאפשרים להתמודד עם אתגרים חדשים במהירות.

4. ניהול זמן גמיש

חלוקת זמן לספונטניות: במהלך תכנון העבודה, השאירו חלונות זמן שמיועדים לתגובות מהירות או להובלת פרויקטים חדשים שמתעוררים במפתיע.

קבלת החלטות מהירה: יצירת מנגנונים לקבלת החלטות מהירות בשטח מבלי להמתין לאישורים מכל רמה בארגון. אפשרו למנהלים לקבל החלטות אד-הוק במצבים דינמיים.

5. הטמיעו חשיבה יצירתית

פתרון בעיות מחוץ לקופסה: עודדו את הצוותים לחשוב יצירתית על פתרונות מיידיים לבעיות המתעוררות, תוך שימוש במיומנויות קיימות בשילוב עם תכנון מקורי.

מחשבה על הזדמנויות: תרגלו את המנהלים לזהות הזדמנויות עסקיות בזמן אמת, גם אם הן מחוץ לתחום הפעילות השוטפת.

6. בקרה גמישה

מעקב דינמי: בקרה על תהליכים צריכה להיות מתמשכת, אך גמישה. בחנו את הביצועים באופן שוטף, וכאשר נדרש, התאימו את התכנית בהתאם לנסיבות החדשות.

מדידת הצלחה בצורה דינמית: היעדים עשויים להשתנות בהתאם למצב ולכן חשוב למדוד הצלחות גם בפרמטרים גמישים ולא רק לפי התכנון הראשוני.

7. הכנה מראש לספונטניות

תרגול של תרחישים בלתי צפויים: בצעו סימולציות ותרחישים אפשריים כדי להכין את הצוותים למצבים בלתי צפויים. כך הם יוכלו להתמודד בצורה מיטבית עם השינויים.

משאבים מותאמים: וודאו שלצוותים יש את הכלים והמשאבים הנדרשים לפעול בזריזות כאשר הם צריכים לשנות כיוון במהירות.

לסיכום, אימוץ גישה של ספונטניות מתוכננת מאפשרת לארגון לשמור על הכיוון הכללי אבל גם לנצל הזדמנויות ולהיות פתוחים לשינויים. בדרך הזו אתם כמנהלים תוכלו להוביל לשיפור ביצועים, צמיחה, והתמודדות טובה יותר עם האתגרים המורכבים של העולם העסקי.

לבנת קיזנר היא מומחית בגיוס בכירים בארץ ובעולם בחברת  Hunter (Kestria Israel).  לבנת שימשה 16 שנים בתפקידי ניהול בכירים במגזר המסחר, התעשייה והשירותים ולכן לצד הניסיון בגיוס, היא מבינה את השפה העסקית ויש לה את היכולת לדבר למועמדים הבכירים בגובה העיניים.

חברת Hunter (Kestria Israel) הוקמה בשנת 2008 והיא שותפה בלעדית ברשת איתור הבכירים מהגדולות בעולם Kestria Global, ובכך היא מעניקה ללקוחותיה את השירות המתקדם ביותר בתחום איתור והתאמה של מנהלים בכירים למשרות בארץ ובעולם, תוך הקפדה על שירות מקצועי ודיסקרטי הן למעסיקים והן למועמדים. דוא״ל [email protected] נייד 052-3421616, www.hunter.co.il