פרוייקט נל"ן – לשלב פעולה

יצחק בן עוזר, מנהל פיתוח באגף המחשוב והמידע ברשות הנמלים, עומד בראש פרוייקט נל"ן (בשמו המלא: נמל ללא נייר). הפרוייקט צבר תאוצה ופועל באופן נסיוני בנמל חיפה, עבור מספר לקוחות מצומצם, כשבימים אלה נעשים מאמצים להרחבת מעגל המשתמשים בהליך שהוחל בהטמעתו. ההרחבה תכלול שילוב קבוצות משתמשים נוספות בנמל חיפה והטמעת התהליך בנמל אשדוד.

להלן מאמר שכתב בן עוזר אודות הפרוייקט :


רקע כללי
לפני כשנתיים וחצי יצא לדרך פרויקט נל"ן- נמל ללא נייר. הפרויקט מתמקד ב-4 תהליכים מרכזיים שמהווים את עיקר הפעילות בנמלי ישראל: הכנסת מכולות והוצאתן מהנמל והכנסת מטענים לנמל והוצאתם.

רשות הנמלים ראתה לעצמה מטרה לאתר פעילויות מורכבות שמהוות חלק מהתהליכים הנ"ל ולפשטן, זאת, במטרה להביא לקיצור משך התהליך,הוזלת העלויות והגדלת הבקרה בקרב כל הגורמים השותפים לתהליך.

לפישוט התהליכים יתרונות משמעותיים ואציין רק את העיקרים- חסכון בתחנות עבודה, צמצום בניירת, חסכון בנסיעות מיותרות ו מניעת זיופים של ניירת.

פרויקט נל"ן ממקד את המאמצים בארגון מחדש של התהליכים כך שניתן יהיה לוותר על הניירת שהיתה מלווה את הפעילויות השונות.


שלבי הפרויקט
בשלב הראשון בוצע תיעוד של התהליכים הקיימים ("ניתוח מצב קיים").
בשלב שני של הפרויקט בוצע אפיון של התהליכים המוצעים. בסיומו של שלב זה הוחל באפיון פרויקטי חלוץ (PILOTS) לבדיקת הישימות של חלק מהתהליכים שאופיינו במצב המוצע. במקביל לניתוח התהליכים והצעת תהליכים משופרים התבצעה עבודה מקיפה של התאמת התקנות של רשות הנמלים לעבודה עם מסרים אלקטרוניים כתחליף לניירת. ההצעה להתאמת התקנות נמצאת כיום בהליך של בדיקה ואישור ע"י הגורמים המוסמכים.


ויתור על ניירת/החתמת ניירת
כל תהליך שניתן לחסוך בו הגשת טופס/מילוי פרטים בטופס קיים או החתמת טופס וזאת מבלי להפחית את הבקרה מהווה הישג נוסף של פרויקט זה.
כדי להמחיש את התרומה די לבחון שיפור שהוכנס לפני מספר חודשים. סוכני אניה הורגלו לאורך שנים להגיש למכס מצהר מודפס במספר גדול של עותקים , שהיה מחתים אותם משאיר חלק מהם ברשותו בעוד העותקים האחרים מועברים לנמל. ההדפסה המאסיבית חייבה שימוש במדפסות מיוחדות וכמות הניירת - גדולה. המכס והנמל במיזם משותף המירו את הגשת הניירת בהעברת מסר (המסר חייב לעמוד בתקן איכות שנקבע ולאחר שסוכן האניה עומד בתקן הוא משוחרר מחובת הגשת הנייר). יתרון נוסף שיש לסוכני האניה הינו קבלת מסר משוב , שחוסך להם את הצורך בבירורים טלפוניים.
דוגמא נוספת לחסכון בהחתמת ניירת ע"י המכס הוא ישום מסר "פקודת מסירה להעברות" שמוכר כ-GATEPASS העברות.
הנמלים ואתרי אחסון אחרים מוכרים ע"י מכס (מסופי מטען) מקבלים מהמכס מסר
אלקטרוני שמאשר העברת מכולות מאתר מוכר מכס אחד לאתר מוכר מכס אחר.
מסר זה החליף את החותמת שהוחתמה בבית המכס על גבי הטופס. יישומו של הליך זה בחודש פברואר 2004 חסך נסיעה/הליכה לבית המכס לצורך קבלת החותמת.


הכנסת מכולות מלאות לנמל ללא תעודת אחסנה
בשבוע האחרון של חודש אפריל 2004 הוחל בניסוי של הכנסת מכולות מלאות לנמל חיפה ללא צורך בתעודת אחסנה (בשלב זה הנייר נשאר כגיבוי אך לאחר שהמערכת תתייצב ניתן יהיה לוותר עליו לחלוטין).
גירסת התוכנה התומכת בתהליך ה-"חדש" הותקנה במחשבי נמל חיפה.
גירסה זו מאפשרת לקלוט את פרטי ההובלה (מספר משאית,מספר גרור,תעודת זהות נהג ומספר ח.פ. של חברת ההובלה) באמצעות שתי חלופות:

א. סוכן מכס מעביר לנמל מסר "תעודת אחסנה" + מספר ח.פ. של חברת ההובלה - הנמל קולט את המסר ושולח מסר היזון חוזר לסוכן המכס (גם אם המסר המקורי היה תקין וגם אם נמצא בלתי תקין). אם המסר נמצא תקין נשלח מסר היזון חוזר גם לחברת ההובלה עפ"י מספר ההרישום של החברה (ח.פ.). עם יציאת המכולה לכיוון הנמל שולחת חברת ההובלה מסר שמכיל את מפתחות הגישההנדרשים לאיתור הרשומה ופרטי הובלה (מספר משאית/גרור, תעודת זהות נהג) המסר נבדק בנמל ומוחזר מסר היזון חוזר לחברת ההובלה.

ב. סוכן המכס שולח מסר "מלא" שכולל את פרטי ההובלה.


החלופות הללו איפשרו להטמיע את התהליך בקלות יחסית וזאת כיון שנחסך הצורך ביצירת אפיקי תקשורת בין כל סוכני המכס לכל חברות ההובלה וניתן פתרון גם לחברות הובלה שטרם הפעילו מערך ממוחשב לשליחת מסרים לנמל.

לצורך הניסוי הוקמו צוותי עבודה שהשקיעו שעות רבות בתיאומים בין כל הגורמים, שהתייחסו הן לתהליכים הפנימיים בכ"א מהארגונים, לתוכן המסרים כמו גם להיבטים הטכניים.

המכולות הראשונות שנכנסו לנמל חיפה במסגרת פרויקט חלוץ זה הן מכולות המטופלות ע"י סוכן המכס NEWLOG שמכילות מוצרים של מפעל "גת" מקיבוץ גבעת חיים המובלות ע"י "מובילי עמק חפר".

בימים הקרובים עומדים להשתלב בפרויקט החלוץ (PILOT) גורמים נוספים. המורכבות של התהליך נובעת מהעובדה שמדובר כאן בסידרה של מסרים מחד ומהעובדה שחברות התובלה הוכנסו לראשונה למערכת ממס"ח ים, שהיא המערכת של העברת המסרים בקהיליית הסחר הימי.

ה-PILOT שהופעל חייב שיתוף פעולה הדוק ועתיר תיאומים בין הנמל,סוכן המכס חברת התובלה ומועצת המובילים ובעיקר בין יחידת המחשוב הנמלית,צוות פרויקט נל"ן,אנשי המחשוב של חברת NEWLOG ובית התוכנה QIS שמטפל במערך התוכנה של "מובילי עמק חפר".


סיכום
בימים אלה נעשים מאמצים להרחבת מעגל המשתמשים בהליך שהוחל בהטמעתו. ההרחבה תכלול שילוב קבוצות משתמשים נוספות בנמל חיפה והטמעת התהליך בנמל אשדוד. במקביל הוכנה טיוטא ראשונית ל-PILOT נוסף שיתמקד בהוצאת מכולות יבוא מלאות מהנמל ללא ניירת. הטמעת תהליך זה תחסוך מסוכן המכס את הצורך להתייצב בנמל לקבלת מסמכי השחרור ואת הצורך להעביר את הניירת לחברת התובלה. מסרים נוספים שנמצאים בשלבי פיתוח ראשונים הם: מסר תעודת אחסנה למכולה ריקה ומסר תעודת מסירה למכולה ריקה.
הטמעת כל התהליכים הללו תהווה קפיצת מדרגה מהפכנית בתהליכי הסחר הימי.