מערכות המידע בנמלים בשירות לקוחות הנמל

מאמר זה מתייחס לנקודת המבט של שיפור השירות ללקוח במערכות המידע התפעוליות שמופעלות בנמלים.

 

המאמר מציג רקע כללי, את השימוש ההולך וגובר במידע אודות סטטוס המטען, מציג את הקשר הקיים בין הנמל לאגף המכס, מציג את תהליך ההתחשבנות האוטומטי אל מול הלקוחות ושימוש במסרים אלקטרוניים, מציג את החשיבות של יצירת שפה משותפת עבור קהיליית הסחר הימי, וכן את השימוש במסרים לצורך מידע על מלאי מכולות בנמל, כניסת מכולות היצוא ויציאת מכולות היבוא בנמלים. ולבסוף מציין המאמר התפתחויות בעתיד הקרוב.


רקע כללי

הדור הראשון של מערכות המידע נועד להמיר תהליכים שהיו כרוכים בפעילויות עתירות עבודה בעיבודים ממוחשבים ולחסוך בעלויות עבודה מחד ולקצר זמני תגובה מאידך.

הדור השני של מערכות המידע הרחיב את מעגל היעדים והוסיף מטרות שהיו קשורות בשיפור השליטה והבקרה של דרגי הניהול ברמות השונות. כיום ממוקדים פיתוחים אלה במערכות מידע ניהולי (EIS) ומחסני נתונים (DWH).

בדור השלישי של מערכות המידע הושם דגש על שיפור השירות ללקוחות מחד ושיפור הקשר עם הספקים. דגשים אלה נבעו משינוי התפיסה הניהולית של הארגונים העסקיים שאימצו את התפיסה השיווקית מחד ואת המיקוד סביב ייעול השרשרת הלוגיסטית מאידך.

שיפור השירות ללקוח מוצא את ביטויו ביתרונות הבאים:
א. צמצום עלויות ללקוח
ב. פישוט תהליכים (הקטנת מספר תחנות עבודה בתהליך,הקטנת משך השהייה בתחנות העבודה)
ג. ביטול ניירת מיותרת
ד. מניעת בעיות שמעכבות את התהליכים עקב טעויות הקלדה או העדר בקרה
ה. צמצום האפשרות לזיוף מסמכים
ו. מידע משופר,זמין ונגיש בקלות.



מידע על סטטוס מטען

הגורם שהניע את הנמלים לפתח מערכת מטענים ממוחשבת היה הצורך לאפשר מסירת מידע ללקוחות על סטטוס המטענים בנמל. המערכת פותחה בשנות השמונים ועם ישום המודולים הראשונים של המערכת בתחילת 1984 בנמל חיפה הופעלה שאילתא שאיפשרה לתת מידע מקוון על מצב המטען בנמל.

בשלב שני פותח "צג לקוחות". בתחנות עבודה שחוברו בצורה מקוונת למערכת מטענים מופעל ע"י המשתמשים מסך המאפשר להםלקבל את המידע על סטטוס המטען. התחנות הוצבו בבתי המכס וסמוך ליחידות האיתורים בשני הנמלים (עד היום ניתן לראות את הלקוחות מפעילים את אותן התחנות ליד מרכז מידע בנמל אשדוד). בשנת 1988 נעשה ניסוי לספק את המידע באמצעות מענה קולי באמצעות הטלפון. הניסוי הצליח מבחינה טכנולוגית אך נכשל מבחינה שיווקית.

בתחילת שנות ה-90 פיתח אגף מחשוב ברשות הנמלים תוכנה שסופקה חינם ללקוחות (כולל הדרכה) שאיפשרה ללקוחות להתחבר ממשרדם למחשב הנמל ולקבל את המסך המוצג בצג שבנמל. שיפור זה איפשר ללקוחות לקבל את המידע בכל שעות היממה מבלי שיטריחו עצמם לבית המכס או לנמל.

במחצית שנות ה-90 חל מהפך נוסף וזאת בעקבות המעבר למסרים אלקטרוניים. פותח מסר סטטוס בתקן EDIFACT שנשלח באמצעות רשת תקשורת מסוג VALUE ADDED NETWORK שהופעלה ע"י ממס"ח. משנת 2002 ואילך שונתה הטכנולוגיה והנמלים מפעילים שרת FTP שמאפשר לקוחות לשלוח ולקבל מסרים באמצעות האינטרנט. במקביל שונה הפורמאט של המסרים מ-EDIFACT למבנה נתונים "שטוח" (Flat File).

שינויים אלה הפכו את השימוש במסרים אלקטרוניים לתהליך פשוט, זול, קל לישום ומאובטח. תוצאה ישירה ממהפך זה הוא השימוש הגובר והולך בהעברת מסרים אלקטרוניים בין הנמל ולקוחותיו. עדות לכך ניתן למצוא במספר הגדל בהתמדה של לקוחות שמשתמשים בשירות זה ובגידול הניכר הן במספר המסרים השונים שמועברים באמצעותו והן בכמות גדולה של תעבורה . מסרי בקשה לסטטוס ומענה לסטטוס כמו מסרים אחרים מטופלים כיום בשרת ה- FTP. מסרי הסטטוס הותאמו למעבר לעבודה לפי מזהה עיסקה וכיום ניתן לבצע שאילתא הן ברמת עסקה והן ברמת מרכיב בודד בעסקה. מסר התשובה שנשלח מהנמל מאפשר ללקוח לעדכן את בסיס הנתונים שלו ללא מעורבות של גורם אנושי.

קשר נמל-מכס

מערכת המידע של המכס שהוטמעה בשנת 1994 מאפשרת ללקוחות המכס להקליד את נתוני הרשימון ממשרדם. המערכת מבוססת על קליטת נתוני מצהר (הקמה ועדכון) מהנמלים. לצורך זה פותח תהליך שמעביר בצורה מבוקרת את כל נתוני ההקמה וכל שינוי המתבצע בנתוני המצהר מהנמלים למכס.

על מנת לחסוך מהלקוחות את הצורך להגיע לבית המכס על מנת לקבל חותמת מכס על גבי פקודת המסירה פותח מסר "התרת מכס" שמועבר בצורה שוטפת מבתי המכס לנמל המשחרר. בימים אלה מפתחים מסר "בקשה להעברת מכולה" שיועבר מסוכן האניה/משלח למכס ולאחר שהבקשה תיבדק (תעבור סדרה של בדיקות תקינות ושלמות) ותאושר יועבר מסר "הרשאה להעברת מכולה לאתר מסירה אחר" לאתר האחסון המתאים(נמל/מסוף מטענים). התהליך המוצע יחסוך ללקוח את הצורך להגיע פיזית למכס ואח"כ להביא את המסמך החתום לנמל.

הנמלים מעבירים למכס מידע על טעינת מכולות שטעון באמצעות מסר אלקטרוני מיד לאחר הפלגת האניה שעליה הוטענה המכולה. מידע זה מאפשר למכס ל"סגור" את מצהר היבוא והוא מהווה תשתית לשיפורים שיונהגו בעתיד בתהליך הקשור למכולות שטעון.


תהליך התחשבנות אוטומטי

בסוף שנות ה- 90 הוחל בפיתוח מערכת גבייה חדשה ברשות הנמלים. מערכת זו שנקראת חת"ד 2000 נועדה לאפשר הפקת חשבוניות ללא מעורבות של החשבים בהקלדת הנתונים. לצורך השגת מטרה זו הוטמעו שיפורים רבים במערכות המידע התפעוליות שמופעלות בנמלים (מטענים,מכולות ואניות).

מערכת חת"ד 2000 מתבססת על הנתונים התפעוליים ותוצאה ישירה של קשר זה היא טיוב ניכר של הנתונים התפעוליים מחד ואמינות גבוהה יותר של הנתונים בחשבוניות (תואמים את הנתונים התפעוליים ולא נובעים מהקלדות של גורם אנושי כלשהו).

תהליך ההתחשבנות מתבצע במרבית המקרים בצורה אוטומטית מבלי שהלקוח יצטרך להתייצב פיזית במדור חישובים. בוטל הצורך בחותמת מדור חישובים על חלק ניכר מהחשבוניות כך שהלקוח יכול להגיע ישירות ליחידת האיתורים לקבל את מסמכי השחרור. מרבית הלקוחות משלמים בהסדר של מסלקה בנקאית (מס"ב) ושינוי זה איפשר לבטל את הצורך ברישום המחאות והפקדתן בקופה.

הלקוחות מקבלים בנוסף לחשבוניות המודפסות מסר אלקטרוני ובו נתוני החשבונית. קבלת המסרים האלקטרוניים מאפשרת ללקוח ביצוע מעקב ממוחשב אחר תהליך ההתחשבנות וקליטה אוטומטית של הנתונים למערכות המידע הפיננסיות מבלי שיהיה צורך להקליד את הנתונים על כל הכרוך בכך.


פירוט לפי דרישת לקוח

הנמלים נערכו להפקת חשבוניות בהתאם לפירוט הנדרש ע"י הלקוחות. סוכני מכס מעונינם לקבל חשבוניות נפרדות עבור כ"א מהלקוחות המיוצגים על ידם וזאת במטרה לצרף את חשבונית הנמל המתאימה לתיק הלקוח.

לצורך זה פותח מנגנון שמאפשר לסוכן המכס/משלח לאפיין כל עיסקה ע"י מספר בן 6 ספרות (להלן "מספר תיק") שמהווה חלק בלתי נפרד ממזהה עסקה ביצוא. מזהה עסקה ביצוא מכיל את הנתונים של סוכן המכס ומספר התיק כך שנוצרת עסקה נפרדת וחד חד ערכית (חשבונית היצוא בדומה לחשבונית היבוא מופקת ברמת עסקה).

סוכני אניות המשלמים חשבוניות סווארות (פריקת מטענים מהאניה וטעינתמטענים לאניה) מייצגים בחלק מהמקרים מספר חברות ספנות. סוכני האניה מעוניינים לקבל חשבוניות סווארות נפרדות לכל אניה שמטופלת על ידם לפי חברות הספנות שהמכולות בבעלותן/אחריותן.

לצורך זה מפותח כיום מנגנון אחיד לשני הנמלים במסגרתו ייוחס המכולה עם כניסתה לנמל (מהים באמצעות נתוני המצהר ומהיבשה באמצעות נתוני תעודת אחסנה) קוד שמזהה את חברת הספנות. מנגנון זה יאפשר לכלול את זיהוי חברת הספנות בכל משורות המצהר הן ביבוא והן ביצוא כך שמערכת הגבייה (חת"ד 2000) תוכל להפיק חשבונית סווארות לפי הפירוט המתואר בשרטוט הבא:

 

שפה משותפת לקהיליית הסחר הימי

אחד התנאים הבסיסיים להעברת נתונים בין שותפים עסקיים בקהיליה הוא יצירת "שפה" משותפת ומובנת לכל השותפים. תהליך זה הינו עתיר עבודה ומחייב שיתוף פעולה בין כל השותפים העסקיים. בסופו של דבר נוצרה מערכת קודים אחידה שכל אחד מהשותפים מבין אותה. אחת הבעיות בסחר הימי היא העדר קשר ברור בין המטען הפיזי (מכולה,ארגזים,תפזורת יבשה,מוטות ברזל או נוזלים) ובין הדוקומנטציה שמלווה את התהליך.

החל משנת 1996 הוביל אגף מחשוב ברנ"ר מהלך של יצירת מזהה מטען משותף לכל השותפים העסקיים ובמקביל הוחל בהטמעה של טבלאות קודים אחידות (זיהוי אניות,זיהוי לקוחות,קודי אריזה,קודי נמלים,חומרים מסוכנים,סוגי מכולות). תהליך ההטמעה של מזהה עסקה נמשך כ-5 שנים וכיום כל הקהיליה משתמשת בנתון זה לזיהוי המטען. הישג זה איפשר לכל הגורמים להתייחס לעסקה כאל מכלול שאינו ניתן להפרדה ומונע את הבעיות שהיו בעבר כאשר עסקה פוצלה ותהליך שחרורה נפגע כתוצאה מכך. שימוש במזהה עסקה חוסך את הצורך לפרט את כל מרכיבי העסקה וכתוצאה מכך ניתן לצמצם טפסים שעדיין בשימוש וגם נפח הנתונים המועברים בתקשורת הצטמצם במידה ניכרת.

מזהה עסקה ייחודי (UNIQUE) מאפשר יצירת מנגנון של רישום עסקאות כך שבכל עת יהיה גורם אחד שהעסקה מיוחסת לו ורק הוא יכול לשנות את המידע הקשור אליה. לצורך זה הוחל בהטמעה של מסר "פקודת מסירה" שיועבר מהגורם המנפיק (סוכן אניה,משלח או סוכן מכס) המורשה לאתר האחסון (נמל או מסוף),למכס ולגורם המקבל (משלח,סוכן מכס,סוכן אניה או יבואן).


מידע על מלאי מכולות בנמל

הנמל מספק לכל סוכן אניה מידע על תנועת המכולות המטופלות על ידו. המידע מתייחס למכולות ריקות ומלאות הן ביבוא והן ביצוא. המידע כולל 4 סוגי רשומות:
- מכולות שנפרקו מאניה לשטח.
- מכולות יבוא שנמסרו מהשטח ויצאו את שער הנמל.
- מכולות שנכנסו מהשער היבשתי והוצבו בשטח.
- מכולות יצוא שהוטענו על האניה.

מידע זה מאפשר לסוכן האניה לשלוט על מלאי המכולות שלו בנמל.


כניסת מכולות יצוא לנמל

מכולות יצוא נכנסות כיום לנמלי חיפה ואשדוד כשהן מלוות בתעודת אחסנה (במקביל מועבר כיום מסר אלקטרוני). שולח המסר מקבל בכל מקרה מסר היזון חוזר. אם המסר המקורי היה תקין אזי מסר היזון חוזר מאשר עובדה זו ואם לא נמצא תקין אזי המסר החוזר מפרט את השגיאות שגרמו לדחייתו.

מסר זה מאפשר ללקוח לטפל בבעיות עוד לפני שנהג המשאית מגיע לנמל. בעת כניסת המכולה לנמל מקבל השולח מסר אלקטרונינוסף שמציין שהמכולה אכן הוכנסה לנמל. מסר זה כולל תאריך,שעה ומשקל של המכולה כפי שנשקלה בנמל. הוא מאפשר ללקוח לעקוב אחר תנועת המכולה מבלי להזדקק למידע מנהג המשאית. הנתון של המשקל מאפשר לו בדיקה מול המשקל המוצהר ע"י היצואן בטרם יצהיר עליו כחלק מה- SHIPPING DECLARATION.


יציאת מכולות יבוא מהנמל

מכולות יבוא שיוצאות את הנמל אם בדרכן ללקוח הסופי ואם בדרכן לאתר אחסון אחר (מוכר ע"י המכס) מדווחות עם יציאתן למכס כדי לאפשר לו בקרה על תנועת המכולות. המעקב בזמן אמיתי חשוב במיוחד לגבי מכולות שמועברות לנמל אחר ולמסוף מטענים חיצוני מאחר שמכולות אלה לא הותרו לשחרור ע"י המכס.

מסר דומה מועבר גם למסוף מטענים חיצוני כדי שיוכל לבצע בקרה על מכולות שמיועדות להגיע אליו (לפי אתר המסירה) ולבחון את צעדיו אם המכולה לא הגיעה אליו תוך פרק זמן סביר מרגע עזיבתה את הנמל.


התפתחויות בעתיד הקרוב

עד עתה סקרנו בקצרה חלק מהפעילויות שהוטמעו במטרה לשפר את השירות ללקןחןת הנמל. המאמץ להרחיב את היריעה ולספק שירותי מידע טובים יותר נמשך כל העת וכיום נמצאים מספר נושאים בשלבי פיתוח. שלושה פרויקטים נמצאים כיום בתהליך הבשלה וניתן להניח שחלק מהם יוטמעו כבר בסוף שנה זו.

פרויקט המצהרים הוא פרויקט שמנוהל ע"י צוות של ממס"ח-מטענים ים וכולל בתוכו מספר נושאים:
- העברת נתוני מצהר בגירסה משופרת ואחידה הן לאתרי האחסון (נמל ומסופים) ןהן ישירות למכס. נושא זה נמצא בניסוי עם מספר סוכני אניה. המכס והנמלים גיבשו הסכמה שכל סוכן אניה שהמסרים שהוא מעביר יעמדו בבדיקות קבלה לא יצטרך להגיש מצהרים מודפסים וחתומים לנמל ולמכס. מהלך שכזה יביא לחסכון בעלויות הכרוכות בהפקת הניירת הנ"ל ובהעברה הפיזית של המסמכים.

- תעודת שער להעברות מופקת כיום ע"י סוכן האניה המבקש להעביר קבוצת מכולות מאתר אחסון מוכר מכס לאתר אחסון מוכר מכס אחר.שלוחו של סוכן האניה מחתים את הטופס בבית המכס ומגיש את הטופס החתום. בקרת האיכות של תהליך זה היתה לקויה וכתוצאה מכך התגלו מספר בעיות שסיבכו את תהליך ההעברה. התהליך הידני מומר בימים אלה בתהליך ממוחשב שימיר את השימוש בטפסים במסר אלקטרוני. סוכן האניה יעביר מסר אלקטרוני למכס והמכס לאחר שיבצע באמצעות תוכנה שורה של בדיקות תקינות ושלמות יאשר/לא יאשר את ההעברה. במידה וההעברה תאושר יעביר המכס אישור העברה לנמל באמצעות מסר אלקטרוני שיהווה את האסמכתא הבלעדית להעברת מכולות לאתר אחסון אחר.

- פקודת מסירה תלווה במסר שישלח במקביל לאתר האחסון,למכס ולגורם המקבל.

- תיקוני מצהר באמצעות מסר אלקטרוני. הגורם המתקן יעביר את הבקשה לתיקון באמצעות מסר אלקטרוני למכס. המכס לאחר שיבדוק את תקינות הבקשה יעביר מסר "תיקון מצהר" לאתר האחסון (נמל או מסוף).

- עם השלמת 4 השלבים הנ"ל ניתן יהיה לקלוט תת מצהרים ופקודות מסירה ממשלחים בינלאומיים באמצעות מסרים אלקטרוניים. מסרים אלה יבדקו ע"י מערכות המידע של הנמל והמכס מול פקודות המסירה של סוכני אניה. בדיקה זו תוודא את זכאותו של הגורם השולח מחד ותמנע טעויות וזיופים מאידך.


פרויקט נל"ן (נהג ללא ניירת) מובל ע"י צוות שנמנה על חטיבת תפעול ברשות הנמלים ומטרתו היא לשפר את התהליכים הקשורים בהוצאה ובהכנסה של מטענים/מכולות מהנמל. הפרויקט מכסה את כל הפעילויות של השרשרת הלוגיסטית בסחר הימי ומטרתו לאתר פעילויות שניתן לייעלן כאשר הוא מתמקד בעיקר בשיפור בתחנות העבודה (כולל ביטול תחנות מיותרות) והמרת ניירת במסרים אלקטרונייים.

נכון להיום הסתיים השלב של ניתוח מצב קיים וגובשה מהדורה ראשונה של המצב המוצע. במקביל יש היערכות לקראת פרויקט חלוץ (PILOT) שמתמקד בהכנסת מכולת יצוא מלאה לנמל ללא ניירת מלווה.

במהלך איסוף הנתונים אותרה פעילות שלדעת צוות הפיתוח ניתן היה להמירה בהצגת מידע מבסיס הנתונים של מערכת המטענים ובשיתוף פעולה של גורמי התפעול בנמל אשדוד סוכם על ביטולה. בתהליך שחרור של מטענים במסירה ישירה היה מקובל שהנהג הראשון מתייצב במחסן ומקבל חתימה של מחסנאי על "תעודת השער". פעילות זו איפשרה למחסנאי לסגור את המצהר. מאז יולי 2003 בוטל הצורך של התייצבות במחסן לצורך זה כשהמחסנאי מקבל את המידע על מסירה ישירה ממערכת מטענים.

פרויקט נוסף מוצא את ביטויו בשיפור מתמיד של אתר האינטרנט של רשות הנמלים. השיפור מוצא ביטוי הן בהיבט החזותי והשיווקי והן בשירותים שהוא מספק. כיום ניתן להוריד את הטבלאות המשותפות לקהיליית הסחר הימי ולקבל את מבנה הנתונים של כל המסרים האלקטרוניים שבין הנמל ולקוחותיו. האתר יאפשר ללקוחות לקבל מידע נוסף כדוגמת: חוברות הפיתוח של פרויקט נל"ן,רשימת הבדיקות של נתוני מצהר.

הרחבה זו של השירות מאפשרת ללקוחות לקבל מידע עדכני וחוסכת העלויות הכרוכות בהדפסה ובהפצה של החומר לכל חברי הקהיליה. כמו כן, לקוחות שמעונינים להתממשק למערכות המידע של הנמל שלא באמצעות מסרים אלקטרוניים (הליך שמחייב קיום מערכת מידע אצל הלקוח) יכולים להעביר ולקבל נתונים מהנמל באמצעות השירותים המקוונים שנכללים במסגרת האתר (לדוגמא: בירור סטטוס).

במקביל להשקעה הלא מבוטלת בשיפור מערכות המידע מתנהלת עבודת מטה שעוסקת בהתאמת התקנות של רשות הנמלים לתהליכים של העברת מסרים וביטול הניירת הקיימת ועוסקת בהקמת מרכז תמיכה בלקוחות (מת"ל) בכל אחד מהנמלים שירכז את המענה לשאלות ובעיות שמתעוררות אצל לקוחות הנמל.